Saviez-vous que, dans plusieurs organisations, il n’y a personne d’attitré aux achats ? Dans de nombreuses entreprises, les chargés de projets, responsables de départements, contremaîtres de production, parfois les adjointes de direction, ou même le contrôleur remplacent un approvisionneur professionnel.
Dans ce contexte, comme personne n’est responsable de la gestion des inventaires, lorsqu’un besoin se présente, quelqu’un place une commande rapide, alors qu’il peut parfois y avoir de l’inventaire en stock… On voit également des situations où plusieurs personnes achètent le même produit de différents fournisseurs ou que des commandes multiples sont générées dans une même journée à un fournisseur pour des articles de faible valeur, etc. Bien entendu, les frais associés à ces pratiques sont, à la longue, très importants.
C’est un fait acquis que les gens aiment bien dépenser sans avoir à payer. Ils aiment également beaucoup être en position de pouvoir et apprécient l’attention que les fournisseurs leur accordent pour obtenir des commandes ou des contrats. Les décisions d’achats sont alors basées sur des critères subjectifs (confiance et bonne entente avec un représentant) plutôt qu’objectifs (stratégie, prix, faits, données, analyses).
Optimiser le processus d’achat
Lorsqu’il n’y a aucune règle d’établie et que tout un chacun peut passer des commandes à gauche et à droite, il est alors primordial de mettre en place un processus d’achat complet et structuré de type P2P¹.
Selon des statistiques récentes (2018), cumulées auprès d’entreprises du Québec, seulement 65 % des factures traitées par le département des comptes payables sont associées à un bon de commande. C’est donc dire que 35 % des factures qui sont traitées ne réfèrent à aucun bon de commande et, par conséquent, n’ont jamais été approuvées. Par ailleurs, les données démontrent que 31 % de ces factures « hors normes » doivent donc être gérées sous forme d’exception et vont donc demander encore plus de temps de gestion.
Combien ça coûte ?
Cela veut dire que si votre organisation traite annuellement 10 000 factures par année, plus de 3 000 factures devront être traitées comme une exception. Faites le calcul, compte tenu du temps supplémentaire requis pour traiter ces transactions à problèmes… À cela, il faut ajouter les multiples complications que votre organisation subit à cause de cette situation :
- En moyenne, 30 % des factures avec exceptions sont payées en retard
• Pour 40 % de ces factures, le service des comptespayables reçoit un appel ou un courriel du fournisseur
Les conséquences sont :
- Du temps perdu
• Les commandes non négociées (passées à l’aveugle) sont plus chères
• La qualité n’est pas toujours là
• Les délais ne sont pas toujours respectés
• Des fournisseurs exaspérés ou déçus
• Des commandes bloquées pour défaut de paiement
• Des escomptes perdus
• Une augmentation des coûts d’opération
• Un niveau de frustration plus élevé du personnel
• Un risque accru de vol interne
• Une mauvaise réputation dans votre secteur
• Une entreprise moins performante
• Des profits qui nous filent entre les doigts
En conclusion
Les outils d’automatisation du processus d’achat P2P ne sont pas un luxe, même pour une petite PME. Au contraire, ils sont essentiels pour minimiser les interruptions de la chaîne d’approvisionnement, contrôler la fraude et gérer les coûts d’exploitation.
Pourquoi continuer de gaspiller autant de temps à gérer des exceptions ?
SOURCE : Statistiques de Benoit Ouellette, Conseil 2.0 (2018)